Digitalisierung für Rechtsanwälte und Anwaltskanzleien

Wenn Sie denken, dass die Umstellung von der analogen zur digitalen Mandantenakte mit einer großen Herausforderung verbunden ist, können wir Sie beruhigen. Wir von cataara sind Ihr Spezialist für die Digitalisierung Ihrer Bestandsakten und unterstützen Sie in diesem Prozess nicht nur aktiv, sondern kümmern uns von der Vorbereitung über den Transport und die Durchführung bis hin zur Archivierung oder Vernichtung der Papierakten um alles, und das Ganze natürlich unter Beachtung der geltenden Datenschutzrichtlinien und entsprechender Vertraulichkeitserklärungen.
 

Warum brauche ich als Anwalt eine digitale Mandantenakte?

Zum einen brauchen Sie Dokumente, die ohnehin in digitaler Form eingehen, nicht auszudrucken, um Sie ihrer Papierakte hinzufügen zu können. Zum anderen können Sie digitale Schriftstücke direkt digital an das Gericht versenden und sparen sich so den Postweg und die damit verbundenen Kosten. Dabei können Sie zum Beispiel Mails vom EGVP, dem Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach sowie Schriftsätze, die über das beA, das besondere elektronische Anwaltspostfach, eingehen, einfach digital der jeweiligen Akte zuordnen. Lästige Arbeiten wie das Abtippen von Schriftsätzen, das Ausdrucken oder Einscannen von Dokumenten sowie das Kuvertieren und Versenden von Papierschriftstücken gehören damit der Vergangenheit an. Schonen Sie somit nicht nur Ressourcen, auch Ihre Mitarbeiter können sich besser auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Die Effizienz der Suche ist ebenfalls ein großer Vorteil der digitalen Mandantenakte. Mit voreingestellten Suchparametern sparen Sie und Ihre Mitarbeiter sich das aufwendige Wälzen von Papierordnern und können einzelne Belege schneller finden. Dies verbessert nicht nur die Aktenführung, auch die Archivierung wird vereinfacht. Das Wissensmanagement in der Kanzlei kann so auch um ein Vielfaches optimiert werden, da alle Dokumente zentral an einem Ort verwaltet werden und somit jeder Mitarbeiter auf demselben Stand ist.

Auch die Flexibilität steigt mit einer digitalen Akte für Anwälte und Kanzleien ungemein. Sie können nicht nur von jedem Arbeitsplatz in Ihrer Kanzlei auf die Ordner zugreifen, auch vom Homeoffice, der Dienstreise oder dem Gerichtssaal ist ein mobiler Zugriff jederzeit möglich, wenn Sie die Mandantenakte in einer rechtssicheren Cloud aufbewahren. So ist auch das Verfassen von fristwahrenden Schriftsätzen von unterwegs aus möglich, ohne dass Sie umfassende und damit schwere Papierakten dabeihaben müssen. 

Gefahren und Verzögerungen vermeiden mit der digitalen Akte

Das Führen von zwei Akten – einer digitalen und einer analogen – birgt die Gefahr, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter nicht auf demselben Wissenstand sind, Dokumente schneller verloren gehen oder Sie aufgrund der doppelten Aktenführung etwas übersehen, das in der einen Akte vorhanden ist, in der anderen aber nicht.
 
Ebenfalls kann es zu Verzögerungen im Verfahrensablauf kommen, wenn die Papierakte – von der es ja nur ein Originalexemplar gibt – beispielsweise bei einem Sachverständigen oder dem zuständigen Richter liegt. So kann eine Anfrage nicht zeitnah beantwortet werden und auch Akteneinsicht wird in diesem Fall erschwert oder verzögert. Bei einer digitalen Akte besteht der Vorteil, dass sie von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet oder angesehen werden kann.
 

Steigen Sie jetzt auf die digitale Mandantenakte um

Sie sehen, eine digitale Mandantenakte hat für Rechtsanwälte und Anwaltskanzleien viele Vorteile. Gerne beraten wir Sie, welche Lösungen für Ihre Kanzlei in Frage kommen und wie wir Sie aktiv im Digitalisierungsprozess unterstützen können.