Digitalisierung für Steuerberater & Steuerkanzleien

Sie denken, die Umstellung zur digitalen Aktenführung ist aufwendig und mit Herausforderungen für Sie und Ihre Mitarbeiter verbunden? Keine Sorge, das ist nicht der Fall. Wir bei cataara sind die Experten für die Digitalisierung Ihrer Mandantenakten und begleiten Sie den kompletten Prozess über. Dabei holen wir bestehende Papierakten bei Ihnen ab, digitalisieren und erfassen sie in unserem Service-Center und kümmern uns anschließend auch um die datenschutzkonforme Vernichtung, Einlagerung oder Rückgabe Ihrer analogen Dokumente.
 

Bieten Sie Ihren Mandanten zukunftsorientierte Dienstleistungen

Auch Ihre Mandanten suchen nach „dem besten Weg in die Digitalisierung“. Platzieren Sie sich und Ihre Kanzlei als kompetenten und zukunftsorientierten Geschäftspartner, indem Sie Ihren Mandanten die Digitalisierung von analogen Dokumenten, Buchhaltungsbelegen und andere aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anbieten – dabei können Sie sich natürlich absolut auf uns als Ihren Sub-Dienstleister verlassen! Wir digitalisieren die Bestandsakten und/oder die laufende Eingangspost Ihrer Mandanten und stellen diese in digitaler Form zur Weiterverarbeitung in einem digitalen Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem wie z.B. DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Anschließend können die Akten in unserem externen Lager entsprechend der Aufbewahrungsfristen eingelagert oder nach den Bestimmungen der aktuellen Datenschutzvorschriften vernichtet werden.
 

Wieso benötige ich als Steuerberater eine digitale Mandantenakte?

Was machen Sie aktuell mit Dokumenten, die digital bei Ihnen eingehen? Drucken Sie diese aus, um sie anschließend Ihrer Papierakte hinzuzufügen? Diese Vorgehensweise ist aktuell noch absolut gängig - doch Sie können dieses Verfahren deutlich effizienter gestalten, das garantieren wir Ihnen! Zeitaufwendige, aber für Sie notwendige Aufgaben wie das Abtippen von Schriftsätzen, das Ausdrucken von digitalen Dokumenten sowie das anschließende Eintüten und Versenden von Schriftstücken in Papierform gehören damit der Vergangenheit an. Damit schonen Sie zum einen Ressourcen und zum anderen können sich Ihre Mitarbeiter deutlich besser auf das Kerngeschäft Ihrer Kanzlei konzentrieren.

Auch für Ihre Mandanten ist der Umstieg auf eine digitale Akte mit vielen Vorteilen verbunden. Sie müssen ihre eigenen Buchhaltungsbelege nicht mehr ausdrucken und Ihrer Kanzlei per Post senden oder manuell übergeben, sondern können per E-Mail, Cloudtransfer oder anderer digitaler Übermittlung einen deutlich flexibleren Weg wählen. Da viele Unternehmen, aber auch Privatpersonen immer digitaler werden, suchen sie oft auch nach einem Steuerberater, der diese digitale Arbeitsweise selbst lebt. Dass die Zukunft digital ist, weiß mittlerweile jeder und so sollten auch Steuerberater und Steuerkanzleien darauf achten, mit der Zeit zu gehen. Die digitale Mandantenakte ist dabei ein guter Start, nicht nur bestehende Mandanten von der Zukunftsfähigkeit der eigenen Steuerkanzlei zu überzeugen, sondern auch neue Mandanten zu gewinnen.
 

Sparen Sie Zeit und Kosten mit der digitalen Akte für Steuerberater

Dass sich die Suche nach bestimmten Dokumenten oder Informationen mit einer digitalen Akte vereinfachen lässt, liegt auf der Hand. Das Wälzen von analogen Aktenordnern gehört der Vergangenheit an - mmit nur einem Klick finden Sie und Ihre Mitarbeiter genau das Dokument, das Sie suchen. So können Sie sich besser auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und Ihre Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr mit aufwendigem Suchen in Papierordnern zubringen. Die zentrale Aufbewahrung aller Mandanteninformationen in einer digitalen Akte verbessert zudem auch das Wissensmanagement in der Kanzlei, sodass jeder Ihrer Mitarbeiter stets auf demselben Stand ist und Anfragen von Mandanten zeitnah beantworten kann. All dies sind Vorteile, die langfristig zu einer Reduktion von personellem Aufwand und damit verbundenen Kosten führen.
 

Von überall aus Arbeiten können - das machen wir möglich

Flexibles Arbeiten von überall aus wird mit der digitalen Akte für Steuerberater und Steuerkanzleien ebenfalls deutlich gefördert. Ganz gleich, ob aus dem eigenen Büro heraus, vom Homeoffice oder wenn Sie zur Beratung direkt beim Mandanten vor Ort sind - mit einer digitalen Akte haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente, ohne dass Sie diese in Papierform mit sich führen müssen.

Wir sind überzeugt davon, dass eine digitale Mandantenakte für Steuerberater und Steuerkanzleien unzählige Vorteile mit sich bringt. Gerne beraten wir Sie, welche Lösungen für Ihre Kanzlei in Frage kommen und wie wir Sie aktiv im Digitalisierungsprozess unterstützen können.