Leistungen

Wir finden, Digitalisierung sollte einfach sein. Deshalb übernehmen wir für Sie das Scannen, Digitalisieren und Erfassen von analogen Schriftgut. Egal ob Dokumente, Ordner oder Akten, jegliches Material in Papierform kann bei uns im Handumdrehen von analog zu digital gewandelt und so aufbereitet werden, dass es direkt in ein digitales Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem eingespielt werden kann. Und nach der Digitalisierung entscheiden Sie, ob Sie Ihr analoges Schriftgut selbst archivieren möchten oder wir es für Sie in unserem externen Lager einlagern oder fachgerecht vernichten sollen - selbstverständlich alles unter Einhaltung der aktuellen Datenschutzvorgaben gemäß DSGVO.

Ablauf des Digitalisierungsprozesses - So gehen wir vor

Der Prozess beginnt mit der Abholung des Schriftguts bei Ihnen vor Ort durch unsere geschulten und erfahrenen Transportmitarbeiter. Die Dokumente, Ordner oder Akten werden dabei bereits vorsortiert und in Sicherheitstransportbehälter verladen. In unserem Service-Center erfolgt im Rahmen der Arbeitsvorbereitung eine Wareneingangsregistratur, die Scanvorbereitung des Schriftguts sowie eine im Vorfeld individuell mit Ihnen abgestimmte Indexerfassung. Nach dem Scannen des Schriftguts findet die Datenverarbeitung inklusive einer Überprüfung und Aufbereitung des Digitalisats sowie auf Wunsch eine (manuelle) Erfassung bestimmter Dokumenteninformationen statt. Anschließend erfolgt die Datenlieferung des Digitalisats auf dem von Ihnen gewünschten Weg (z.B. verschlüsselter Datenträger oder SFTP/Cloud). Das analoge Schriftgut wird, je nach Ihren Wünschen und Anforderungen, zu Ihnen zurück transportiert, datenschutzkonform vernichtet oder in unserem externen Lager archiviert.

cataara - Ihr Experte für die Digitalisierung von Schriftgut

Im Büroalltag füllen sich Akten, Regale und sogar ganze Räume nahezu täglich mit Schriftgut aus unterschiedlichen Quellen. Doch ohne Papier geht es nicht, denn trotz voranschreitender Digitalisierung sind analoge Dokumente nach wie vor das Herz eines jeden Unternehmens. Hinzu kommt, dass vertragliche sowie gesetzliche Aufbewahrungsfristen dazu führen, dass eine dauerhafte Aufbewahrung für zehn Jahre und mehr unbedingt notwendig ist - die Ansammlung von analogem Schriftgut wird also immer größer. Sie müssen wertvolle Büroräume und Lagerflächen für die Lagerung von Dokumenten, Akten und Ordnern aufgeben und können diese so nicht mehr anderweitig nutzen. Räumliche Engpässe, die kostspielige Vergrößerung der Büroräume oder das Anmieten eines externen Lagers mit hohen Auflagen können eine Folge von immer weiter anwachsenden Aktenbergen sein. Doch nicht nur das, auch wertvolle Arbeitszeit geht verloren. Ein unübersichtliches Ablagesystem oder das versehentlich falsche Einsortieren eines Dokuments kann ein erhöhtes Arbeitsaufkommen bei der täglichen Sachbearbeitung entstehen lassen oder sogar dazu führen, dass man wichtige Informationen trotz eines hohen Zeitaufwandes nicht wiederfindet.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Wir bei cataara haben die Lösung und scannen, digitalisieren und erfassen Ihre Dokumente, Akten und Ordner nach höchsten Qualitätsstandards. Dabei können Sie sich aussuchen, ob wir Ihr Schriftgut in Papierform direkt bei Ihnen abholen oder Sie es uns selbst in unser Service-Center bringen. Auch eine Digitalisierung direkt bei Ihnen vor Ort ist möglich, sprechen Sie uns gerne auf die verschiedenen Möglichkeiten an und wir finden gemeinsam mit Ihnen die optimale Lösung.

Unsere geschulten Mitarbeiter bei cataara übertragen für Sie Dokumente von der analogen in die digitale Welt. Diese stehen Ihnen und Ihren Mitarbeitern anschließend sekundenschnell und ortsunabhängig zum Abruf zur Verfügung. Dabei können diese von einzelnen oder sogar vielen Arbeitsplätzen gleichzeitig abgerufen werden, ganz wie Sie es wünschen. Wir scannen und erfassen Ihr Schriftgut in unserem Service-Center mit bester Qualität und Effizienz und bereiten das Digitalisat so auf, dass Sie es direkt in ein digitales Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem einspielen können.

Anschließend entscheiden Sie, was mit Ihren analogen Dokumenten, Akten und Ordnern passiert. Wir liefern das Papiergut nach der erfolgreichen Digitalisierung gerne direkt zu Ihnen zurück oder Sie holen es wahlweise in unserem Service-Center wieder ab. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, dass wir es in unserem geschützten Lager nach allen Anforderungen der DSGVO einlagern oder es fachgerecht und ebenfalls nach höchsten Datenschutzstandards vernichten. Sie sehen, die Möglichkeiten sind für jeden Kunden individuell nach den eigenen Wünschen anpassbar – wir kümmern uns um das Archivieren, Einlagern oder Vernichten Ihres Schriftgutes.

Zudem unterstützen wir Sie bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben in der Sachbearbeitung. Gemeinsam mit Ihnen identifizieren wir unsere Leistungsmöglichkeiten und definieren ein auf Sie individuell abgestimmtes Lösungskonzept. Somit optimieren Sie nicht nur Ihre Arbeitszeit, Sie sparen auch langfristig Kosten.
Sie sehen, cataara ist Ihr Spezialist für die Digitalisierung von Schriftgut. Nehmen Sie einfach Kontakt mit unseren geschulten Experten auf und lassen Sie sich ein individuelles Angebot unterbreiten, damit auch Ihre analoge Zettelwirtschaft bald der Vergangenheit angehört und Sie digital in die Zukunft starten können.

Eine Leistung, tausend Facetten

Sie glauben, "Erfassen", "Scannen" und "Digitalisieren" sind nur drei Wörter für die gleiche Leistung? In gewisser Weise haben Sie zwar recht, doch hinter unserem vielschichtigen Prozess steckt deutlich mehr.

Ende gut, alles gut

Ganz gleich, wie Sie mit Ihren digitalisierten Akten, Ordner und Dokumenten im Anschluss fortfahren möchten, wir finden die für Sie passende Lösung. Weg damit oder einlagern, Sie entscheiden!

cataara - der richtige Partner für jede Branche

Starten Sie mit cataara noch heute in Richtung Digitalisierung!